Les 1: Machtigen

Inloggen is de toegangspoort tot de aangifte. Het is belangrijk dat u vooraf weet wie er inlogt en op welke manier. Soms logt u in met een machtiging, soms logt uw cliënt zelf in. Door dit vooraf te bespreken, voorkomt u verwarring en zorgt u voor een prettige start.

1. Wanneer en waarom machtigen nodig is

Wanneer u namens een cliënt digitale zaken regelt, zoals de belastingaangifte of toeslagen, hebt u een machtiging nodig. Met deze officiële toestemming kunt u veilig inloggen en krijgt u alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor de taak die u uitvoert. Het is belangrijk om uw cliënt uit te leggen dat dit nodig is voor de privacy en veiligheid: uw cliënt hoeft nooit eigen DigiD-inloggegevens met u te delen.

Een machtiging kan door de cliënt zelf worden aangevraagd via DigiD Machtigen. De machtigingscode komt per post aan op het huisadres van uw cliënt. U vraagt uw cliënt om de code en het burgerservicenummer mee te nemen naar het gesprek, zodat u de machtiging kunt activeren. Als uw cliënt samen aangifte doet met een fiscale partner, hebt u voor beide personen een aparte machtiging nodig.

Wanneer een cliënt de machtiging niet zelf kan aanvragen, kunt u dit namens uw cliënt doen. De machtigingscode wordt altijd naar het adres van uw cliënt gestuurd, zodat diegene zelf beslist of de machtiging wordt gebruikt.

Heeft uw cliënt geen DigiD, dan kan de machtiging telefonisch worden aangevraagd via de DigiD-helpdesk.

Meer informatie over machtigen vindt u op Wat is DigiD Machtigen?

2. Machtigen in bijzondere situaties

Bij een overlijden werkt machtigen anders. In dat geval is een nabestaandenmachtiging nodig. Erfgenamen of executeurs vragen deze aan en hiervoor is een verklaring van erfrecht of executele nodig.

Met een nabestaandenmachtiging kunt u online aangifte doen, gebruikmaken van de vooraf ingevulde gegevens en ook eerdere jaren indienen. Zonder deze machtiging moet de aangifte op papier worden gedaan, bijvoorbeeld met het F- of P-formulier. Deze formulieren worden naar het correspondentieadres van de nabestaanden gestuurd of kunnen worden opgevraagd bij de BelastingTelefoon voor nabestaanden.

Wanneer de overledene het hele jaar fiscale partner is geweest, moeten beide aangiften op dezelfde manier worden ingediend: beide online of beide op papier. Tijdens drukke periodes, zoals tussen 1 maart en 1 mei, kan het aanvragen van een nabestaandenmachtiging langer duren. Het is daarom verstandig om deze op tijd aan te vragen.

3. Geldigheid en intrekken van machtigingen

Wanneer u als helper met een machtiging werkt, is het belangrijk dat u weet hoe u de geldigheid ervan kunt controleren. In Mijn machtigingen ziet u tot wanneer een machtiging loopt. U logt hier in met uw eigen DigiD, eHerkenning of een Europees erkend inlogmiddel.

Komt de einddatum van een machtiging in zicht, dan hangt de vervolgstap af van uw rol. Wanneer iemand anders u heeft gemachtigd, kan die persoon de machtiging zelf verlengen door in Mijn machtigingen de einddatum aan te passen. U kunt dit niet namens uw cliënt doen.

Wanneer u zaken regelt voor iemand anders, kunt u een bestaande machtiging niet verlengen. In dat geval trekt u de huidige machtiging in en vraagt u een nieuwe machtiging aan. De cliënt ontvangt dan opnieuw een machtigingscode per post, die u kunt activeren zodra u deze hebt ontvangen.

Hebt u een vraag over DigiD of machtigen? Bekijk dan de pagina Hulp & contact voor een overzicht van veelvoorkomende vragen en meer informatie over de DigiD helpdesk.

Wilt u als helper een signaal of structureel probleem doorgeven? Dat kan via de postbus: helpdehelper@logius.nl.

eHerkenning

eHerkenning is een digitaal middel waarmee organisaties veilig kunnen inloggen bij overheidsdiensten. Als u iemand helpt bij het regelen van zaken, kunt u met een machtiging via eHerkenning namens die persoon handelen.

Meer informatie over eHerkenning leest u op Zo werkt eHerkenning en Zo vraagt u eHerkenning aan.

Er zijn meerdere compensatieregelingen voor de kosten van eHerkenning. Om in aanmerking te komen voor een compensatieregeling moet aan bepaalde voorwaarden worden voldaan. Op de pagina Compensatieregelingen eHerkenning leest u wat de voorwaarden zijn.